Certificado al proveedor (CP): qué es, quién lo expide y qué efectos tiene

El certificado al proveedor (CP) es el documento con el que una Sociedad de Comercialización Internacional deja constancia de que recibió productos colombianos de un proveedor y se obliga a exportarlos dentro del plazo legal. Con él, el proveedor factura sin IVA y la C.I. no le practica retención en la fuente por la compra. Es el soporte central de la contabilidad de una comercializadora internacional.

En esta guía explicamos quién lo expide, en qué momento, qué efectos produce para el proveedor, cómo se genera en la DIAN, cuánto tiempo hay para exportar y qué ocurre cuando la exportación no se hace. Todas las reglas llevan su norma para que usted pueda verificarlas.

¿Qué es el certificado al proveedor y para qué sirve?

El certificado al proveedor es el documento en el que consta que una C.I. autorizada por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo recibe de su proveedor productos colombianos y se obliga a exportarlos, en el mismo estado o transformados. Sirve para que la venta interna se trate como una exportación del proveedor.

La definición está en el artículo 3 del Decreto 1165 de 2019. De ese texto salen cuatro reglas que conviene tener presentes:

• El CP ampara productos colombianos adquiridos en el mercado interno o fabricados por productores socios de la C.I.
• La obligación de exportar se cumple dentro del plazo del numeral 6 del artículo 69 del mismo decreto y conforme al literal b) del artículo 481 del Estatuto Tributario.
• El documento no es transferible a ningún título.
• Los certificados al proveedor son documentos soporte de la declaración de exportación cuando el exportador es una C.I.

El artículo 70 del decreto agrega el efecto que le da sentido a la figura: se presume que el proveedor efectúa la exportación desde el momento en que la C.I. recibe las mercancías y expide el certificado. Por eso el proveedor obtiene el tratamiento de exportador sin haber sacado la mercancía del país.

El CP también cubre los servicios intermedios de la producción que se prestan a una C.I., siempre que el bien final se exporte. Así lo prevé el literal b) del artículo 481 del Estatuto Tributario.

Si usted todavía está conociendo la figura, en nuestra guía sobre qué es una comercializadora internacional están los requisitos, los beneficios y las obligaciones generales del régimen.

¿Quién expide el certificado al proveedor y a quién?

Lo expide la Sociedad de Comercialización Internacional que compra la mercancía, a favor del proveedor nacional que se la vende. El proveedor no lo genera ni lo solicita ante la DIAN: lo recibe de la C.I. y lo conserva como soporte de su contabilidad y de su declaración de IVA.

El numeral 3 del artículo 69 del Decreto 1165 de 2019 obliga a la C.I. a expedir los certificados en debida forma, de manera consecutiva y en la oportunidad legal. El numeral 4 la hace responsable de la veracidad y exactitud de los datos que consigna en cada uno.

Solo puede expedirlo una sociedad que ya esté autorizada por el Ministerio y que tenga aprobada su garantía ante la DIAN. Antes de facturar sin IVA, el proveedor debe comprobar que su comprador está autorizado. Puede empezar por nuestro listado de comercializadoras internacionales, que se actualiza con cada corte del Ministerio, y confirmar la vigencia de la autorización con el Ministerio y en el RUT del comprador.

Hay tres situaciones en las que el tema genera dudas:

• Proveedor en zona franca. Las ventas de un proveedor instalado en zona franca a una C.I. son importaciones. Sobre esas operaciones no se puede expedir certificado al proveedor (parágrafo 2 del artículo 65 del Decreto 1165 de 2019). Ese parágrafo tiene una modificación pendiente, prevista en el Decreto 659 de 2024, que empieza a regir cuando la DIAN certifique el servicio informático correspondiente. Revise el texto vigente antes de operar.
• Proveedor no responsable del IVA. El certificado se expide, pero lleva una leyenda que advierte que no es válido para solicitar devolución del impuesto sobre las ventas (artículo 3 del Decreto 1165 de 2019).
• Contratos de colaboración. La DIAN precisó en el Concepto 007857 de 2025 que celebrar un contrato de cuentas en participación no exime a la C.I. de expedir los certificados al proveedor.

¿Cuándo se debe expedir el certificado al proveedor?

La C.I. debe expedirlo cuando se cumplen dos condiciones: que haya recibido la mercancía y que el proveedor haya expedido la factura o el documento equivalente. No importa cuál ocurra primero; la obligación nace cuando están las dos. Así lo fija el artículo 94 de la Resolución DIAN 46 de 2019.

En la práctica esto exige coordinación entre bodega, compras y contabilidad. Una mercancía recibida sin factura no permite expedir el CP. Una factura sin recibo de mercancía tampoco. Cuando las dos cosas coinciden, la C.I. debe expedirlo sin demora.

Devolución de mercancía: modificación y anulación

Si la C.I. devuelve mercancía al proveedor antes de exportar, el certificado no puede quedar como estaba. La Resolución DIAN 46 de 2019 distingue dos casos:

Situación	Qué se hace	Cuándo	Norma
Devolución parcial	Se expide un nuevo formato 640 con el concepto «modificación»	A más tardar el día siguiente a aquel en que el proveedor recibe la mercancía devuelta	Artículo 95
Devolución total	Se anula el certificado por los servicios informáticos	El mismo día en que el proveedor recibe la mercancía devuelta	Artículo 96

En los dos casos la devolución debe hacerse antes de la exportación final o antes de que venza el plazo para exportar, lo que ocurra primero.

El efecto para el proveedor es directo. El parágrafo del artículo 70 del Decreto 1165 de 2019 dispone que debe cancelar los impuestos internos exonerados y reintegrar los beneficios obtenidos por la venta, en el término que la DIAN fije mediante resolución.

Efectos tributarios del CP para el proveedor: IVA y retención

El certificado al proveedor cambia la factura del proveedor en dos puntos: el IVA y la retención en la fuente. Los dos efectos dependen de que el CP exista y de que la mercancía se exporte.

IVA: venta exenta con derecho a devolución

El artículo 479 del Estatuto Tributario declara exenta la venta en el país de bienes de exportación a sociedades de comercialización internacional, siempre que hayan de ser efectivamente exportados. El literal b) del artículo 481 les mantiene la calidad de exentos con derecho a devolución bimestral.

Exento no es lo mismo que excluido. El proveedor factura a tarifa cero y conserva el derecho a los impuestos descontables: el IVA que pagó en materias primas, empaques e insumos. Como no cobra IVA en la venta, es habitual que su declaración arroje saldo a favor.

Por la misma razón, el proveedor queda entre los responsables del artículo 481. El artículo 600 del Estatuto Tributario los ubica en el período bimestral de declaración y pago del IVA.

Devolución del saldo a favor

Para pedir la devolución de un saldo a favor originado en ventas a una C.I., el proveedor debe adjuntar una relación certificada por revisor fiscal o contador público. El literal f) del artículo 1.6.1.21.15 del Decreto 1625 de 2016 exige que indique:

• Número del certificado al proveedor.
• Valor.
• Cantidad.
• Fecha.
• Nombre y NIT de la comercializadora internacional que lo expidió.

Para los servicios intermedios de la producción, el literal g) del mismo artículo pide además la descripción del servicio prestado y el bien resultante. Un CP con errores en cualquiera de esos datos compromete la solicitud del proveedor.

Retención en la fuente

Las compras efectuadas por sociedades de comercialización internacional no están sujetas a retención en la fuente. Lo dice el artículo 1.2.4.6.2 del Decreto 1625 de 2016, al que remite el numeral 3 del artículo 68 del Decreto 1165 de 2019. La condición es que la compra tenga como destino la exportación y que la C.I. expida al vendedor el certificado en el que se obliga a exportar.

La misma norma ordena al vendedor conservar la certificación como soporte de su contabilidad.

La regla tiene una excepción: las compras de oro que hacen las C.I. sí están sometidas a retención en la fuente (artículo 1.2.4.6.9 del Decreto 1625 de 2016). Consulte la tarifa vigente antes de operar.

Cómo cambia la factura

Tomemos una venta de $100.000.000 de un bien gravado a la tarifa general del 19 % (artículo 468 del Estatuto Tributario):

Concepto	Venta a un comprador nacional corriente	Venta a una C.I. con certificado al proveedor
Valor de la mercancía	$100.000.000	$100.000.000
IVA facturado	$19.000.000	$0 (venta exenta)
Retención en la fuente por compras	Se practica según la tarifa vigente	No se practica (salvo compras de oro)
IVA pagado por el proveedor en sus insumos	Descontable	Descontable; puede generar saldo a favor
Soporte del tratamiento	Factura	Factura y certificado al proveedor

El ejemplo es ilustrativo. El cálculo real depende de la tarifa de cada bien y de las condiciones de cada proveedor.

Contenido del certificado al proveedor: el formato 640

El CP no es una carta ni un formato libre. El artículo 93 de la Resolución DIAN 46 de 2019 establece el formato modelo 640, de uso obligatorio para el certificado inicial y para sus modificaciones y anulaciones. Según el instructivo de esa resolución, el formato tiene dos hojas.

Hoja 1, datos generales:

• Año y concepto: inicial o modificación.
• Número de formulario asignado por la DIAN.
• NIT y razón social de la comercializadora internacional.
• Identificación del proveedor: NIT y nombres o razón social.
• Cantidad de facturas relacionadas en el certificado.
• Valor total consolidado de las compras.
• Valor total de la exención de IVA.
• Efectos del certificado: si es válido o no para solicitar devoluciones.
• Fecha límite de exportación de las mercancías.
• Fecha de expedición, que asigna la DIAN una vez valida la información.

Hoja 2, detalle de cada bien o servicio:

• Número y fecha de la factura o documento equivalente del proveedor.
• Número y fecha de la resolución de facturación.
• Tipo: producto o servicio.
• Subpartida arancelaria.
• Descripción de la mercancía o del servicio.
• Cantidad y unidad física según el arancel.
• Cantidad y unidad comercial.
• Valor unitario y valor total.
• Tarifa de IVA del bien y valor de la exención.
• Código del insumo.

Dos datos merecen atención. La subpartida arancelaria es la de la mercancía que aparece en la factura del proveedor. Si el bien se exporta en el mismo estado, debe coincidir con la de la declaración de exportación, porque el CP es su documento soporte. Si se exporta transformado, la relación entre el insumo y el producto final se demuestra con los mecanismos de control del artículo 71. Y la tarifa de IVA determina el valor de la exención que la DIAN podrá exigir si la mercancía no sale del país.

¿Cómo se expide el certificado al proveedor en la DIAN?

Se expide de forma virtual, por los servicios informáticos electrónicos de la DIAN. La C.I. envía un archivo con la información del formato 640, el representante legal o la persona autorizada lo firma electrónicamente y la obligación se entiende cumplida cuando el sistema informa que el certificado fue emitido.

El procedimiento está en los artículos 93, 97 y 99 de la Resolución DIAN 46 de 2019:

1. Tener el RUT al día. La sociedad debe estar inscrita como usuario aduanero en la calidad de sociedad de comercialización internacional.
2. Registrar a quien firma. El representante legal o la persona autorizada debe figurar en el RUT de la sociedad y tener en su propio RUT la responsabilidad de «Obligado a cumplir deberes formales a nombre de terceros».
3. Tener activo el mecanismo de firma de la DIAN (la resolución habla de firma digital y remite a la Resolución DIAN 070 de 2016) con antelación. La resolución pide adelantar ese trámite al menos tres días hábiles antes del vencimiento del término para expedir el certificado.
4. Preparar el archivo. El formato 640 se envía en archivo XML, con las especificaciones técnicas del Anexo 3 de la resolución.
5. Enviar la información por el servicio de presentación de información por envío de archivos.
6. Firmar el documento cuando el portal informe la recepción exitosa.
7. Entregar copia al proveedor una vez la DIAN informe que el certificado fue emitido satisfactoriamente.

Si el sistema de la DIAN falla

El artículo 98 de la resolución prevé una contingencia. Si la DIAN comunica que sus servicios no estuvieron disponibles, la C.I. puede cumplir al día siguiente de restablecido el servicio, sin que haya extemporaneidad.

La norma excluye expresamente otras excusas: daños en los equipos o en la conexión de la C.I., daños en el instrumento de firma, olvido de claves o no haber actualizado el RUT a tiempo. Ninguna de ellas justifica un certificado tardío.

Las especificaciones técnicas y los servicios informáticos cambian. Antes de montar su proceso, confirme en el portal de la DIAN la versión vigente del formato.

¿Cuánto tiempo hay para exportar la mercancía?

Seis meses, contados desde la fecha de expedición del certificado al proveedor. El plazo está en el numeral 6 del artículo 69 del Decreto 1165 de 2019 y se repite en el numeral 2 del artículo 68 como condición del beneficio de IVA. El formato 640 registra esa fecha límite en una casilla propia.

Tres precisiones sobre el cómputo:

• El plazo corre desde el CP, no desde la factura. La fecha de expedición es la que asigna la DIAN al validar la información.
• No basta con presentar la solicitud de embarque. La DIAN, en el Oficio 30378 de 2019, precisó que dentro de los seis meses debe haberse expedido la certificación de embarque por parte del transportador internacional. El oficio se expidió bajo el régimen sancionatorio anterior, pero el criterio sobre el cómputo sigue siendo la referencia.
• Hay un séptimo mes con costo. La Ley 2586 de 2026 califica como extemporánea la exportación que se hace dentro del mes siete siguiente al certificado. La ley dice que esa exportación se hace sin pérdida de los beneficios obtenidos, pero con multa. Pasado ese término, la ley entiende que la mercancía no se exportó.

El Decreto 1165 de 2019 no prevé en su artículo 69 un plazo distinto para materias primas o insumos que se incorporan a un producto final. Para esos casos, el artículo 71 exige mecanismos de control, como los cuadros insumo producto, que deben presentarse después de expedir el CP y antes de exportar el bien producido.

¿Qué pasa si la mercancía no se exporta?

La C.I. responde con una multa del cien por ciento del valor FOB de la mercancía dejada de exportar y debe pagar al fisco los beneficios que ella y el proveedor obtuvieron, con intereses de mora. La DIAN puede además determinar la responsabilidad por el IVA de la operación.

El régimen sancionatorio aduanero cambió en 2026. La Ley 2586 de 2026, vigente desde el 19 de junio de 2026, derogó el Decreto Ley 920 de 2023. Las operaciones iniciadas antes de esa fecha se rigen por la norma vigente cuando comenzaron, sin perjuicio del principio de favorabilidad (artículo 112). Las infracciones de las C.I. relacionadas con el certificado están en el numeral 15.20 de su artículo 15:

Conducta	Categoría	Sanción	Numeral
Expedir certificados al proveedor por compras inexistentes	Gravísima	Multa del 100 % del valor registrado en el certificado; si no se puede determinar, 2.000 UVT por certificado. Además, restitución de los beneficios	15.20.1.1
No exportar dentro de los términos y condiciones	Gravísima	Multa del 100 % del valor FOB de la mercancía dejada de exportar, sin perjuicio del IVA y de las sanciones del Estatuto Tributario	15.20.1.3
Exportar de manera extemporánea (dentro del mes siete)	Grave	Multa de 400 UVT por certificado al proveedor, sin perjuicio de la restitución de los beneficios otorgados	15.20.2.1
No presentar los certificados, o expedirlos en forma y condiciones distintas a las establecidas	Grave	Multa de 500 UVT	15.20.2.3

La UVT de 2026 es de $52.374, fijada por la Resolución DIAN 000238 de 2025. Con ese valor, 400 UVT equivalen a $20.949.600, 500 UVT a $26.187.000 y 2.000 UVT a $104.748.000. Son valores de referencia: la ley ordena liquidar la multa con la UVT vigente en la fecha del allanamiento o del requerimiento especial aduanero (parágrafo 2 del artículo 14). La ley contempla reducciones por allanamiento; su aplicación depende de cada caso.

A la multa se suma lo que ordena el artículo 5 de la Ley 67 de 1979: la exportación es responsabilidad exclusiva de la C.I. y, si no se hace, debe pagar una suma igual al valor de los incentivos y exenciones de los que ella y el productor se beneficiaron, más el interés moratorio fiscal.

El proveedor tampoco queda al margen. El numeral 15.20.2.1 de la Ley 2586 de 2026 dispone que, cuando se entiende que la mercancía no se exportó, la devolución de los beneficios es exigible tanto a la C.I. como al proveedor. El parágrafo del artículo 69 del Decreto 1165 de 2019 remite al Estatuto Tributario para la responsabilidad solidaria por los impuestos exonerados.

Para el detalle de cada norma citada, consulte nuestro normograma de las Sociedades de Comercialización Internacional.

Errores frecuentes con el certificado al proveedor

En nuestro trabajo como contadores y revisores fiscales de comercializadoras internacionales, estos son los errores que más vemos:

1. Expedir el CP tarde. La mercancía y la factura llegaron, pero el certificado se genera semanas después porque nadie avisó a contabilidad.
2. Contar los seis meses desde la factura. El plazo corre desde la expedición del certificado. Confundir las fechas lleva a exportar por fuera del término o a calcular mal el margen disponible.
3. Facturar sin IVA antes de tener el CP. El proveedor asume que la C.I. lo expedirá y queda sin soporte de la exención.
4. Datos que no coinciden. Subpartida, cantidad o valor distintos entre la factura y el certificado, o que no se pueden conciliar con la declaración de exportación.
5. No modificar ni anular el CP cuando hay devoluciones. La mercancía vuelve al proveedor y el certificado sigue vivo por el valor inicial.
6. Certificar compras que no son para exportar. El CP solo ampara mercancía que la C.I. va a exportar. Lo que se vende en el mercado nacional se compra con IVA y con retención.
7. Dejar la firma electrónica para el último día. Los daños propios y el olvido de claves no excusan la extemporaneidad.
8. No conocer al proveedor. El numeral 14 del artículo 69 del Decreto 1165 de 2019 exige verificar su existencia, su actividad y su capacidad financiera y de producción, y actualizar esa información al menos una vez al año.
9. No controlar los vencimientos. Sin alertas en el inventario, el plazo se vence sin que nadie lo note.

Lista de verificación para la C.I.

• Factura del proveedor recibida y revisada.
• Mercancía recibida y registrada en el sistema de inventarios.
• Datos del proveedor verificados y actualizados.
• Subpartida arancelaria confirmada.
• Certificado expedido y firmado en los servicios de la DIAN.
• Copia entregada al proveedor.
• Fecha límite de exportación registrada con alerta.
• Declaración de exportación asociada al certificado.

Lista de verificación para el proveedor

• Confirmar que el comprador es una C.I. autorizada y vigente.
• Entregar la mercancía y expedir la factura sin IVA solo con la certeza de que el CP se expedirá.
• Exigir la copia del certificado y revisar NIT, valores, cantidades y fechas.
• Conservar el certificado como soporte contable y tributario.
• Incluir el CP en la relación certificada al solicitar la devolución del saldo a favor.
• Hacer seguimiento a la exportación: si la C.I. no exporta, los beneficios se le pueden exigir también a usted.

Cómo le ayudamos con el certificado al proveedor

Claudio Ortiz es contador público, con más de 18 años de experiencia en comercio internacional. Ha sido revisor fiscal, representante legal, contador y asesor de 8 Sociedades de Comercialización Internacional. Conocemos el certificado al proveedor desde la operación diaria de una C.I.

Podemos ayudarle a:

• Organizar el proceso de expedición del CP entre compras, bodega y contabilidad.
• Revisar que facturas, certificados y declaraciones de exportación coincidan.
• Montar el control de vencimientos y de inventarios que exige el régimen.
• Preparar los soportes del proveedor para la devolución del IVA.
• Evaluar el riesgo de los certificados ya expedidos y cómo corregirlos.

Si su empresa aún no es C.I., le explicamos el camino en cómo crear una comercializadora internacional en Colombia y lo acompañamos con nuestro servicio de creación de Sociedades de Comercialización Internacional.

Atendemos en la Cl. 4a Nte. #0ae-56, Cúcuta, en el barrio La Piñuela. Escríbanos por WhatsApp y revisamos su caso. Para ver el resto de obligaciones contables del régimen, siga con nuestra guía de contabilidad de una comercializadora.