Contabilidad de una sociedad de comercialización internacional

Tabla de contenidos

Los cuatro controles contables de una C.I.

La contabilidad de una comercializadora internacional es la de cualquier sociedad comercial colombiana, con cuatro controles propios: el certificado al proveedor, las compras exentas de IVA, el plazo de seis meses para exportar y el informe anual al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. Se lleva con las normas de información financiera vigentes en Colombia y con inventarios verificables.

Llevar la contabilidad de una comercializadora internacional puede parecer una tarea abrumadora, especialmente si es nuevo en el mundo de los negocios internacionales. Pero no se preocupe: está en el lugar correcto. En este artículo, exploraremos cómo gestionar la contabilidad de una empresa comercial, desde los requisitos básicos hasta las sanciones por incumplimiento, y por qué es crucial tener una contabilidad bien llevada para el éxito de su comercializadora internacional.

Nosotros la llevamos desde Cúcuta. Claudio Ortiz es contador público, especialista en negocios internacionales, con más de 18 años de experiencia en comercio internacional. Ha sido revisor fiscal, representante legal, contador y asesor de 8 S.C.I. Lo que sigue resume lo que revisamos en cada una.

El mito de la contabilidad en una S.C.I.

El mito dice que la contabilidad de una S.C.I. es un asunto aparte, reservado a unos pocos. No lo es. Lo que cambia es el régimen que rodea las compras y las exportaciones. Por eso el contador debe conocer el Decreto 1165 de 2019, además de las normas contables y tributarias que aplica en cualquier otra sociedad.

Uno de los mayores retos de los contadores públicos es actualizar sus conocimientos en el manejo de las contabilidades de una S.C.I.

La figura nació con la Ley 67 de 1979, que permite al Gobierno otorgar incentivos especiales a las sociedades nacionales o mixtas que tengan por objeto la comercialización de productos colombianos en el exterior. Hoy la regula el Decreto 1165 de 2019, en sus artículos 65 a 74. El artículo 65 las define como personas jurídicas cuyo objeto social principal es la comercialización y venta de productos colombianos al exterior, adquiridos en el mercado interno o fabricados por productores socios. Los mismos artículos fijan los requisitos, los beneficios, las obligaciones y los informes. La Resolución 46 de 2019 de la DIAN reglamenta el certificado al proveedor.

¿La contabilidad de una S.C.I. es tan confusa y de alto riesgo manejarlas?

No. La contabilidad de una S.C.I. se asimila a cualquier contabilidad de empresas en Colombia. Usa las mismas normas de información financiera y los mismos libros. El riesgo no está en la técnica contable, sino en tres controles: expedir bien cada certificado al proveedor, exportar dentro de los seis meses y conservar los soportes.

¿Por qué se dice que las S.C.I. están en la mira de la DIAN?

No hay una persecución especial. La DIAN controla a las S.C.I. porque sus compras salen exentas de IVA y sin retención en la fuente, y el proveedor pide devolución con el certificado que ella expide. Si las compras son reales, los certificados están bien expedidos y la mercancía se exporta a tiempo, ese control no termina en sanción.

Por eso la S.C.I. debe contar con un profesional de la Contaduría Pública que registre las operaciones económicas (compras, ventas al exterior, gastos de exportación y elaboración de informes) de una manera correcta, clara y transparente. El Decreto 1165 de 2019 obliga además a la sociedad a asistir a las diligencias que ordene la DIAN y a facilitar su práctica (artículo 69, numerales 11 y 12). Una contabilidad ordenada es lo que permite atenderlas sin sobresaltos.

¿Por qué mi comercializadora internacional ha sido objeto de sanciones?

Las causas propias de la figura son tres: certificados al proveedor mal expedidos o sin compra real, mercancía que no se exportó dentro del plazo e informes que no se presentaron. Las tres nacen en la contabilidad y en el control de inventarios. Desde junio de 2026 se sancionan con la Ley 2586 de 2026.

El mayor reto para su manejo contable radica en contar con un profesional que conozca y domine aspectos tales como:

• Régimen Tributario
• Régimen Cambiario
• Régimen Aduanero
• Normas NIIF

En cada una de las anteriores normativas encontrará el profesional de la contaduría pública las herramientas para desarrollar el objeto social de una S.C.I., ya que todas las cuatro interactúan y se relacionan con los deberes del Contador Público que maneje su contabilidad. Si su contabilidad cumple con todas las normas de estos regímenes relacionadas con las S.C.I., el riesgo de sanción se reduce al mínimo.

¿Cuáles aspectos de los anteriores regímenes son los que debo conocer?

Del régimen tributario, la exención de IVA y la no retención en las compras. Del aduanero, el certificado al proveedor, el plazo para exportar y la declaración de exportación. Del cambiario, las reglas del Banco de la República para recibir el pago de la exportación. De las normas contables, el reconocimiento de inventarios, ingresos y diferencia en cambio.

Un contador integral debe conocer a ciencia cierta qué normas de cada uno de los anteriores regímenes debe dominar para que sus registros se hagan sobre evidencias ciertas relacionadas con:

COMPRAS DE BIENES MUEBLES PARA SU EXPORTACIÓN:

• Identificación del proveedor,

• Conocimiento del proveedor (lo que en la práctica se llama Sarlaft del proveedor). El numeral 14 del artículo 69 del Decreto 1165 de 2019 exige soportar su existencia, nombre o razón social, dirección y teléfonos, actividad económica y capacidad financiera y de producción, y actualizar esa información por lo menos una vez al año,

• Factura del proveedor y certificado al proveedor que respalda la compra,

• IVA: la venta a la S.C.I. es exenta si los bienes van a ser efectivamente exportados (artículos 479 y 481, literal b, del Estatuto Tributario),

• Retención en la fuente: las compras con destino a la exportación no están sujetas a ella, siempre que la S.C.I. expida al vendedor el certificado en el que se obliga a exportar (artículo 1.2.4.6.2 del Decreto 1625 de 2016).

VENTAS Y FACTURACIÓN AL EXTERIOR:

• Condiciones de la venta
• Incoterm
• T.R.M.
• Nomenclatura Arancelaria
• Descripción de las mercancías
• Gravamen
• Régimen de comercio
• Restricciones
• Acuerdos Comerciales
• Documentos soporte
• Certificado al proveedor

¿Qué es un certificado al proveedor?

Es el documento en el que consta que una Sociedad de Comercialización Internacional autorizada recibe de su proveedor productos colombianos, adquiridos en el mercado interno o fabricados por productores socios. Con él se obliga a exportarlos, en su mismo estado o transformados, dentro de los seis meses siguientes a la fecha de expedición del certificado.

El plazo no se cuenta desde la factura de compra. Los artículos 68, numeral 2, y 69, numeral 6, del Decreto 1165 de 2019 lo cuentan desde la expedición del certificado al proveedor. La S.C.I. lo expide en el formato 640, por los servicios informáticos de la DIAN, cuando recibe la mercancía y el proveedor emite la factura (artículos 93 y 94 de la Resolución 46 de 2019). Debe entregar una copia al proveedor.

¿Y PARA QUÉ SIRVE? Sirve para que el proveedor de las sociedades de comercialización internacional solicite a la DIAN la devolución de saldos a favor generados en sus declaraciones de impuesto a las ventas por ventas en el País de bienes de exportación a sociedades de comercialización internacional. El artículo 70 del Decreto 1165 de 2019 presume que el proveedor efectúa la exportación desde que la S.C.I. recibe la mercancía y expide el certificado. Para la devolución, el proveedor adjunta una relación de los certificados recibidos, certificada por revisor fiscal o contador público (artículo 1.6.1.21.15 del Decreto 1625 de 2016).

¿Y SI LA MERCANCÍA SE DEVUELVE? El certificado se modifica si la devolución es parcial y se anula si es total. El proveedor debe pagar los impuestos exonerados (parágrafo del artículo 70 del Decreto 1165 de 2019 y artículos 95 y 96 de la Resolución 46 de 2019). En contabilidad, cada devolución debe quedar atada al certificado que se modificó o anuló.

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Más información en certificado al proveedor.

Contabilidad de una comercializadora o empresa comercial

Para entender la contabilidad de una comercializadora internacional, primero debemos entender cómo funciona la contabilidad en una empresa comercial. En esencia, la contabilidad de una empresa comercial implica el registro, la clasificación y el resumen de las transacciones financieras. Esto incluye ventas, compras, pagos, y cobros.

Las empresas comerciales, como las comercializadoras internacionales, se dedican a la compra y venta de productos. Por lo tanto, su contabilidad se centra en:

Inventario: El seguimiento del inventario es crucial, ya que refleja los bienes disponibles para la venta. Esto incluye el costo de adquisición, el valor actual y la cantidad de inventario. En una S.C.I. es además un requisito de la autorización: el numeral 4 del artículo 66 del Decreto 1165 de 2019 exige un sistema de control de inventarios que permita verificar las mercancías nacionales, importadas y exportadas.

Ventas y Cuentas por Cobrar: Las ventas y los ingresos generados de ellas son el alma de una empresa comercial. Es vital llevar un registro preciso de las ventas y de los clientes que deben pagos.

Compras y Cuentas por Pagar: Las compras de inventario y otros insumos deben registrarse cuidadosamente. También es importante mantener un registro de las cuentas por pagar a proveedores.

Gastos Generales: Incluyen costos operativos como alquiler, salarios, y suministros. Estos gastos deben ser controlados para mantener la rentabilidad.

Impuestos y Regulaciones: Las empresas comerciales deben cumplir con diversas obligaciones fiscales. En una comercializadora internacional se suman las reglas propias de la figura: compras exentas de IVA, compras para exportar sin retención en la fuente, certificados al proveedor y obligaciones aduaneras y cambiarias de la exportación.

Requisitos para llevar la contabilidad de una comercializadora

Una comercializadora internacional debe llevar contabilidad regular, como todo comerciante (artículo 19 del Código de Comercio), con las normas de información financiera que ordena la Ley 1314 de 2009. A eso se suman un sistema de control de inventarios verificable, los soportes de cada compra y exportación, y un contador que conozca el régimen aduanero.

Para llevar la contabilidad de una comercializadora internacional de manera efectiva, es esencial cumplir con varios requisitos:

Conocimiento de la Normativa: Es fundamental dominar el régimen tributario, aduanero y cambiario colombiano que aplica a la figura. También conviene conocer los acuerdos comerciales con el país de destino y sus exigencias de origen, porque condicionan los documentos de cada venta.

Sistemas de Contabilidad: Utilizar un software de contabilidad adecuado es crucial. Este software debe registrar operaciones en moneda extranjera, convertirlas a pesos con la tasa de cambio de la fecha y llevar el inventario por producto, proveedor y certificado al proveedor.

Documentación Rigurosa: Mantener una documentación detallada y precisa de todas las transacciones es esencial. Esto incluye facturas, certificados al proveedor, contratos, documentos de transporte y declaraciones de exportación. Los libros y papeles del comerciante se conservan diez años (artículo 28 de la Ley 962 de 2005). Para efectos tributarios, las informaciones y pruebas del artículo 632 del Estatuto Tributario se conservan por el mismo término de firmeza de la declaración correspondiente (artículo 46 de la Ley 962 de 2005, modificado por el artículo 304 de la Ley 1819 de 2016).

Gestión de Inventarios: Implementar un sistema que permita seguir cada mercancía desde la compra hasta la exportación. Si la S.C.I. transforma materias primas, el artículo 71 del Decreto 1165 de 2019 prevé controles mediante cuadros insumo producto, en los términos que fije el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. Esto ayuda a minimizar pérdidas y a responder cualquier verificación.

Reportes Financieros: Preparar y analizar regularmente reportes financieros para evaluar la salud financiera de la empresa y tomar decisiones informadas.

Asesoramiento Profesional: Contar con un contador público o un asesor financiero que tenga experiencia en comercio internacional puede ser invaluable. Ellos pueden ayudar a navegar por las complejidades fiscales y contables.

Sugerencias de contabilidad para una comercializadora internacional

La sugerencia central es una sola: amarre cada compra a su certificado al proveedor y cada certificado a su exportación. Con ese cruce al día, usted sabe qué mercancía está por vencer, qué IVA exento respalda cada documento y qué cifras irán al informe anual. Lo demás son hábitos de orden.

Aquí le dejamos algunas sugerencias prácticas para optimizar la contabilidad de su comercializadora internacional:

Automatización: Utilice herramientas de software que automaticen la entrada de datos y la generación de reportes. Esto reduce errores y ahorra tiempo.

Conciliación Regular: Realice conciliaciones bancarias y de inventario regularmente para asegurarse de que todos los registros estén correctos. Concilie también los certificados al proveedor expedidos contra las declaraciones de exportación.

Control de Vencimientos: Lleve un calendario con la fecha de expedición de cada certificado al proveedor y la fecha límite de exportación, que son seis meses después. Revíselo cada mes.

Monitoreo de Costos: Mantenga un control estricto sobre los costos de transporte, aranceles y almacenamiento. Estos pueden fluctuar y afectar significativamente la rentabilidad.

Planeación Tributaria: Aplique los beneficios que la norma sí concede: compras exentas de IVA y compras para exportar sin retención en la fuente. Tenga cuidado con las zonas francas. Según el texto vigente del parágrafo 2 del artículo 65 del Decreto 1165 de 2019, la venta de un proveedor instalado en zona franca a una S.C.I. es una importación y no admite certificado al proveedor.

Capacitación Continua: Asegúrese de que su equipo esté capacitado en las últimas normativas contables y fiscales. Esto es crucial para mantenerse al día con los cambios legales.

Evaluación de Riesgos: Implemente un sistema para evaluar y gestionar riesgos financieros y operativos. Esto incluye el riesgo cambiario, riesgos de crédito y riesgos logísticos.

Obligaciones de una contabilidad para una comercializadora internacional

Las obligaciones que tocan la contabilidad de una S.C.I. están en el artículo 69 del Decreto 1165 de 2019: expedir los certificados al proveedor en debida forma y responder por sus datos, exportar dentro de los seis meses, presentar el informe anual de compras, importaciones y exportaciones, y mantener los requisitos con los que se obtuvo la autorización.

Gestionar la contabilidad de una comercializadora internacional conlleva una serie de obligaciones. Estas obligaciones son fundamentales para mantener la legalidad y la eficiencia operativa de la empresa:

Cumplimiento Fiscal: Es crucial cumplir con todas las obligaciones fiscales en Colombia. Esto incluye presentar declaraciones de impuestos a tiempo y pagar los impuestos correspondientes.

Reportes Financieros: Debe preparar estados financieros con las normas de contabilidad e información financiera aceptadas en Colombia, que siguen estándares internacionales por mandato de la Ley 1314 de 2009. Estos reportes son esenciales para la transparencia y la toma de decisiones. También respaldan el patrimonio líquido que exige el artículo 66 del Decreto 1165 de 2019.

Registros Aduaneros: Mantener registros detallados de todas las operaciones aduaneras: certificados al proveedor, declaraciones de exportación y, si las hay, importaciones. Esto es necesario para cumplir con las regulaciones de comercio internacional.

Informe Anual: Presentar al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo el informe anual de compras, importaciones y exportaciones. La Circular 004 del 29 de mayo de 2026 fija la radicación entre el 1 de julio y el 30 de agosto de cada año, por el aplicativo de Comercializadoras Internacionales de la VUCE. Va con oficio del representante legal y del revisor fiscal, o de un contador público si la sociedad no está obligada a tener revisor. La misma circular pide actualizar en ese aplicativo los proveedores y los clientes del exterior por lo menos una vez al año.

Auditorías: Prepararse para posibles auditorías fiscales y contables. Esto implica tener toda la documentación en orden y estar listo para demostrar el cumplimiento de todas las normativas.

Gestión de Riesgos: Implementar controles internos para gestionar riesgos financieros y operativos. Esto incluye monitorear el crédito de los clientes y protegerse contra la volatilidad cambiaria.

Reporte de Operaciones Sospechosas: Reportar a la DIAN o a las autoridades competentes las operaciones sospechosas relacionadas con evasión, contrabando, lavado de activos e infracciones cambiarias que detecte en su actividad (artículo 69, numeral 5, del Decreto 1165 de 2019).

Responsabilidad Social: Cumplir con las normas ambientales y laborales que apliquen a su actividad y a los productos que exporta.

Características de la contabilidad en una comercializadora internacional

Tres rasgos la distinguen de la contabilidad de una empresa que solo vende en Colombia: los ingresos se facturan en moneda extranjera y generan diferencia en cambio, las compras entran exentas de IVA y sin retención con un certificado como soporte, y el inventario tiene fecha límite, porque debe exportarse en seis meses.

La contabilidad en una comercializadora internacional tiene varias características distintivas que la diferencian de la contabilidad en empresas locales:

Multidivisa: Debe gestionar ventas en moneda extranjera. Esto requiere una comprensión sólida de cómo funcionan los tipos de cambio y cómo impactan en los reportes financieros.

Complejidad Regulatoria: Vender a varios países significa atender, además de la norma colombiana, las condiciones de cada acuerdo comercial y los requisitos de ingreso de cada destino.

Gestión de Inventario con Plazo: El inventario comprado con certificado al proveedor debe salir del país dentro de los seis meses siguientes. Eso exige un seguimiento por lote, proveedor y certificado, no solo por referencia.

Logística y Costos: La gestión de la logística internacional es más compleja y costosa que la nacional. Esto incluye el manejo de tarifas aduaneras, costos de transporte y seguros.

Riesgos Cambiarios: Las fluctuaciones en los tipos de cambio pueden tener un impacto significativo en los márgenes de ganancia. Es crucial gestionar estos riesgos de manera efectiva.

Interacción con Múltiples Entidades: Trabajar con proveedores, clientes y autoridades en diferentes países añade capas de complejidad en la contabilidad.

Sanciones por incumplimiento en la contabilidad de una comercializadora internacional

Hay dos grupos de sanciones. Las tributarias, por irregularidades en los libros, llegan al 0,5 % del mayor valor entre el patrimonio líquido y los ingresos netos del año anterior, sin exceder 20.000 UVT (artículo 655 del Estatuto Tributario). Las aduaneras, propias de la S.C.I., están en el artículo 15, numeral 15.20, de la Ley 2586 de 2026.

No cumplir con las obligaciones contables puede llevar a serias sanciones. Aquí le explicamos algunas de las posibles consecuencias:

Multas Fiscales: El artículo 654 del Estatuto Tributario sanciona, entre otros hechos, no llevar libros de contabilidad, no exhibirlos cuando la autoridad los pide, llevar doble contabilidad o tener más de cuatro meses de atraso. La sanción es la del artículo 655, y se suma al rechazo de los costos, deducciones e impuestos descontables que no tengan soporte en la contabilidad.

Intereses por Demora: Los pagos tardíos de impuestos pueden acumular intereses, aumentando la carga financiera de la empresa. Si la exportación no se hace, el artículo 5 de la Ley 67 de 1979 obliga a la sociedad a pagar una suma igual a los incentivos y exenciones recibidos por ella y por el productor, más el interés moratorio fiscal.

Sanciones Aduaneras: La Ley 2586 de 2026 derogó el Decreto Ley 920 de 2023 y fija hoy estas infracciones para las S.C.I.:

• Expedir certificados al proveedor por compras inexistentes: multa del 100 % del valor registrado en el certificado. Si no se puede determinar, 2.000 UVT por certificado.
• No exportar dentro de los términos: multa del 100 % del valor FOB de la mercancía dejada de exportar, sin perjuicio del IVA que se genere.
• Exportar de forma extemporánea, durante el séptimo mes: 400 UVT por certificado al proveedor. Pasado ese término, la mercancía se entiende no exportada y hay que devolver los beneficios.
• No presentar los certificados al proveedor, o expedirlos en forma distinta a la establecida: 500 UVT.
• No implementar los mecanismos de control del artículo 71 del Decreto 1165 de 2019: 200 UVT.
• No presentar los informes de compras, importaciones y exportaciones, o presentarlos tarde o en forma distinta: 100 UVT.

Las operaciones iniciadas antes de la Ley 2586 de 2026 se rigen por la norma vigente al momento de su inicio, sin perjuicio del principio de favorabilidad (artículo 112).

Pérdida de la Autorización: El artículo 73 del Decreto 1165 de 2019 permite al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo dejar sin efectos la autorización cuando la sociedad no mantiene los requisitos con los que la obtuvo o no desarrolla su objeto social principal durante dos años consecutivos. El patrimonio líquido y el sistema de control de inventarios son dos de esos requisitos, y ambos se prueban con la contabilidad.

Daño Reputacional: Las sanciones y problemas legales pueden dañar la reputación de la empresa, afectando su relación con clientes y socios.

Responsabilidad ante el Proveedor: Si la mercancía no se exporta, la devolución de los beneficios es exigible tanto a la S.C.I. como al proveedor. Un certificado mal expedido termina afectando a quien le vendió de buena fe.

El detalle de requisitos, beneficios y sanciones de la figura está en qué es una comercializadora internacional, y el texto de cada norma en nuestro normograma de las S.C.I.. Si su sociedad aún no está autorizada, vea cómo acompañamos la creación de una Sociedad de Comercialización Internacional.

Si quiere que revisemos la contabilidad de su S.C.I., escríbanos por WhatsApp o use la página de contacto. Atendemos en la Cl. 4a Nte. #0ae-56, Cúcuta, en el barrio La Piñuela.